Tietosuojaseloste

1. Rekisterin pitäjä
Espoon monikulttuuriset lapset ja nuoret ry (3067119-8)
Maapallonkuja 2b, 02210 Espoo
espoonmokulat@gmail.com

2. Tietosuojavastaava
Johanna Syrén, p. 045-3436727

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde ennen sopimusta, työsuhde, jäsenyys).

Espoon monikulttuuriset lapset ja nuoret ry kerää henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin: jäsenten yhteystiedot jäsenyyden ylläpitämiseksi, muiden kuin jäsenten ilmoittautumistiedot Espoon monikulttuuriset lapset ja nuoret ry:n erilaisiin tilaisuuksiin paperiversiona tai sähköisenä seurantaa ja arviointia varten, neuvontaa varten tarvittavat tiedot asian hoitamisen vaatimaksi ajaksi ja työntekijöiden tiedot työsuhteen ylläpitämiseksi ja kyselyitä ja selvityksiä varten tarvittavat tiedot ja yhteystiedot osallistujien luvalla.

4. Rekisterin tietosisältö, tallennettavat tiedot
Tapahtumiin ja tilaisuuksiin osallistujilta kerätään seuraavat tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ikäryhmä ja sukupuoli sekä tarvittaessa asuinpaikka. Alaikäisiltä osallistujilta kerätään vain nimi, ikäryhmä, sukupuoli ja asuinalue. Raportointia varten tarvittavat erilaisten tilaisuuksien ja tapahtumien osallistujalistat säilytetään kunkin rahoituspäätöksen vaatiman ajan. Työntekijöiden henkilötiedot: osoitteet, työsopimukset palkkatietoineen, työterveystiedot ja lomatiedot ovat tiedostoissa Fennoassa. Työntekijöiden palkanmaksun hoitaa Reiluhallinto Oy (1782139-0) Säännönmukaiset tietolähteet: Tiedot kerätään jäseneltä ja osallistujilta ja muilta yhteydenottajilta itseltään www- lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, rekisterinkäsittelijän syöttäminä, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

5. Tietojen luovuttamien ja siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Mitään henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytys
Kerätyt tiedot säilytetään yhdistyksen hallituksen sekä hankkeen työtekijöiden nähtävillä salasanalla suojattuna pilvipalvelussa sekä paperisten lomakkeiden osalta paperisena lukitussa kaapissa, johon on pääsy hankkeen työntekijöillä.

7. Tarkastusoikeus, kielto-oikeus ja rekisteristä poistuminen
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle sähköpostiosoitteeseen espoonmokulat@gmail.com. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

8. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).